En succesfuld virksomhed har travlt. Det er næsten et krav, at hvis du vil have et velfungerende firma, så skal I have nok at lave. Men al den travlhed giver ofte en anden side – nemlig papirarbejde. Selvom samfundet er kommet langt med elektroniske fakturaer, er vi ikke der endnu, hvor I helt kan undvære arkivet. En god måde at få et arkiv på, er ved brug af et pulterkammer. Her har du plads til alle de stakke af papirer, der bare har brug for en plads at stå på. Pulterkammeret sørger for, at I beholder pladsen i virksomheden, uden at I skal falde over mapper og ringbind. Derfor vælger mange også at investere i ekstra plads, blandt andet fordi et pulterkammer kan bruges til meget mere, end hvad du lige går og tror.
Et pulterkammer som arkiv
En af de første nævneværdige formål et boxrum kan have, er at det kan bruges som arkiv, sådan at I slipper for at have gamle papirer liggende. Det giver ofte en del frihed til regnskabsafdelingen, da de ikke er tvunget til at finde plads på hylderne til de papirer, der ikke længere er relevante. Selvfølgelig skal I have arkiveret de vigtige, ældre ordrer, men mange gange er det en god ide at gøre dette et sted, hvor det ikke giver problemer for resten af firmaet. Med et eksternt pulterkammer kan resten af virksomheden få:
- Mere plads til vigtige dokumenter
- Bedre overblik over arkivet
- Frihed fra bugnende, overfyldte papirhylder
En depotrum kan yderligere findes tæt på jer. I kan finde dem i Odense, Aarhus og Aalborg, men også i Kolding, Esbjerg eller Hjørring. Derfor skal I ikke køre langt, når I skal have tilføjet kasser til stakken af papirer. Det er også en fordel, hvis I i løbet af arbejdsdagen skal bruge et bestemt dokument. I kan lynhurtigt køre ud og skaffe det, uden at det skal tage jeres medarbejder lang tid.
Pulterrum og andre gode rum i hjemmet.
Hvorfor eksternt frem for internt?
Men hvorfor vælger virksomheder at få et pulterkammer, når de kan have arkiv internt? Det er der flere grunde til, men en af de vigtigste er, at et boxrum kan beskytte jeres papirer mod farer. Især skiftende temperatur og fugtighed kan forårsage skade på jeres dokumenter, hvis de skal være opbevaret i lang tid. Derfor er der mange haller, der har depotrum, hvor der er sørget for en ensartet temperatur og beskyttelse mod fugt. Det sikrer, at I kan:
- Have jeres dokumenter længe
- Ikke behøver at holde øje med dokumenternes tilstand
- Ikke skal skifte dokumenterne ud løbende
Derfor er fordelen, at I kan have jeres dokumenter liggende, så længe I vil. Hvis I eksempelvis valgte at have dokumenter liggende i en af virksomhedens haller, kan det være problematisk, da luftfugtigheden ofte kan være høj i industrihaller. Hvis jeres virksomhed ønsker ubegrænset lagerrum til jeres dokumenter, uden at I skal være nervøse for, at der tyveri eller beskadigelse på dem, burde I nok overveje at investere i et pulterkammer.
Få bedre rådgivning hvis du ikke selv ved hvad der er den rigtige løsning for dig.